Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung und Beratung für Vermieter

Bevor Sie sich an den Schreibtisch setzen und alle Belege zusammensuchen, müssen Sie zunächst prüfen, ob Sie die Nebenkosten überhaupt auf Ihre Mieter:innen umlegen dürfen. Dazu sind Sie nämlich nur berechtigt, wenn dies zuvor im Mietvertrag vereinbart wurde. Wichtig ist auch, dass Sie im Mietvertrag festhalten, welche Posten Sie auf Ihre Mieter:innen umlegen möchten. Eine zu pauschale Formulierung reicht hier nicht. Allerdings genügt es, wenn Sie auf die umlagefähigen Kosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) verweisen.

Umlagefähige Betriebskosten sind:

• Grundsteuer
• Abwasser
• Heizung und Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung/Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Allgemeinbeleuchtung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hausmeisterdienste
• Fernsehen/Antenne/Kabelanschluss
• Wäschepflege
• Schornsteinreinigung

Neben diesen Posten sieht § 2 BetrKV auch „sonstige Betriebskosten“ vor. Dies erlaubt es Ihnen, nachträglich anfallende Kosten – wie etwa für die Wartung von neu installierten Rauchmeldern – ebenfalls abzurechnen.

Vorsicht: Diese „sonstigen Betriebskosten“ dürfen Sie nicht als Freifahrtschein interpretieren. So lassen sich insbesondere Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht auf Ihre Mieter:innen umlegen.

Übrigens: Besitzen Sie ein Mehrparteienhaus und steht eine Wohnung leer, müssen Sie die dafür anfallenden Kosten selbst tragen. Sie können diese nicht einfach auf die restlichen Mieter:innen übertragen.

Sonderfall Heizkosten

Während Sie für die meisten umlagefähigen Nebenkosten auch eine Pauschale ansetzen können, ist dies bei den Heizkosten nicht möglich. Diese müssen mindestens zu 50 Prozent und höchstens zu 70 Prozent verbrauchsabhängig berechnet werden. Den restlichen Prozentsatz müssen Sie nach einem festgelegten Maßstab berechnen. Meist wird hierzu die Wohnfläche herangezogen.

CO₂-Kostenaufteilung

Seit 2023 gilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO₂KostAufG), das die CO₂-Kosten zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen aufteilt. Die Verteilung richtet sich nach der energetischen Qualität des Gebäudes. Diese Regelung sollte in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt und transparent dargestellt werden.​

Beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung sollten Sie immer eines im Hinterkopf behalten: Die Abrechnung muss für Ihren Mieter:innen verständlich sein. Außerdem muss er die Rechnung eigenständig überprüfen können.

Um dies zu gewährleisten, sollten Sie die folgenden Punkte in Ihre Nebenkostenabrechnung aufnehmen:

• Angabe des Abrechnungszeitraums
• Zusammenstellung der Gesamtkosten des Mietobjekts
• Angabe und Erläuterung aller angegebenen Verteilerschlüssel (Abrechnung nach Wohnungsgröße, Personenanzahl, Verbrauch etc.)
• Geleistete Vorauszahlungen des Mieters

Um die Nebenkostenabrechnung noch verständlicher und nachvollziehbarer zu gestalten, sollten Sie außerdem die Gesamtkosten der einzelnen Kostenarten – wie etwa die für Hausmeisterdienste und Gartenpflege – auflisten.

Mehr Transparenz bei Nebenkosten

Seit 2025 sind Vermieter:innen verpflichtet, Nebenkostenabrechnungen noch transparenter zu gestalten. Dazu gehören:

• detaillierte Kostenaufstellung mit klar benannten Posten
• verbrauchsgenaue Angaben bei Heiz- und Warmwasserkosten, sofern technisch möglich
• offengelegte Verteilerschlüssel (z. B. Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch)

Ziel ist es, Mieter:innen in die Lage zu versetzen, Abrechnungen besser nachvollziehen, Fehler erkennen und mögliche Einsparpotenziale entdecken zu können.

Für die Betriebskostenabrechnung ist ein Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten vorgesehen. Beim Ein- oder Auszug unter dem Jahr kann auch ein verkürzter Zeitraum veranschlagt werden.

Unser Tipp für Vermieter: Legen Sie der Abrechnung nach Möglichkeit ein Kalenderjahr zugrunde. So verschwitzen Sie die Frist sicher nicht!

Übrigens: Zieht Ihr Mieter oder Ihre Mieterin aus, können Sie die Betriebskosten bis zum Ende des Mietverhältnisses abrechnen. Wenn er oder sie freiwillig zwei Monate früher auszieht, hat er keinen Anspruch auf eine tagesgenaue Abrechnung.

Ihre Abrechnungsfrist beträgt zwölf Monate. Das bedeutet: Möchten Sie die Nebenkosten für das Kalenderjahr 2015 abrechnen, müssen Sie Ihrem Mieter oder Ihrer Mieterin die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2016 zugestellt haben. Die Abrechnungsfrist ist dabei eine Ausschlussfrist. Geben Sie die Nebenkostenabrechnung zu spät ab, muss Ihre Mieterin oder Ihr Mieter sie schlichtweg nicht bezahlen. Das ist selbst dann der Fall, wenn Sie die Verspätung gar nicht zu verschulden haben, weil der Brief beispielsweise in der Post verloren gegangen ist.

Wichtig ist dabei übrigens, dass Sie einen großzügigen Puffer für Fehlerkorrekturen einplanen. Sollten Ihnen Fehler unterlaufen und haben Sie nicht mehr ausreichend Zeit, um die Abrechnung auszubessern, können Sie etwaige Forderungen gegen Ihren Mieter nicht mehr geltend machen. Eine formell unwirksame Abrechnung gilt als gar nicht erst zugestellte Abrechnung.

Sollten die Fehler inhaltlicher Natur sein und steht dem Mieter oder der Mieterin eigentlich eine Rückzahlung zu, kann er oder sie diese Forderungen trotz verspäteter Zustellung geltend machen. Der Gesetzgeber stellt sich hier explizit auf die Seite der Mieter:innen.

Sollten Ihnen selbst noch nicht alle Rechnungen final vorliegen, können Sie diese auch nachträglich noch abrechnen. Allerdings müssen Sie Ihren Mieter:innen dennoch innerhalb der zwölfmonatigen Frist eine Nebenkostenabrechnung zukommen lassen. Informieren Sie sie darin, dass einige Posten noch nicht final berechnet werden können.

Nachdem Sie die fehlenden Rechnungen erhalten haben, müssen Sie diese innerhalb von drei Monaten mit Ihren Mieter:innen abrechnen.

Haben Sie die Nebenkosten bisher nach der Wohnungsgröße berechnet und möchten Sie diese nun stattdessen nach der Personenanzahl berechnen, können Sie den Verteilerschlüssel nicht einfach verändern. Dies erfordert in der Regel die Zustimmung Ihres Mieters oder Ihrer Mieterin.

Eine Ausnahme ergibt sich dann, wenn Sie nachträglich Geräte zur Verbrauchserfassung installieren lassen und daher von nun an verbrauchsbasiert abrechnen möchten.

Leisten Ihre Mieter:innen eine Betriebskostenvorauszahlung, können Sie diese erhöhen, wenn die tatsächlichen Betriebskosten gestiegen sind. Allerdings muss die Erhöhung angemessen sein.

Eine Erhöhung der Betriebskosten ist außerdem möglich, wenn Partner:innen Ihrer Mieter:innen mit in die Wohnung einziehen.

Wittern Ihre Mieter:innen einen Fehler in der Abrechnung, haben sie das Recht dazu, der Nebenkostenabrechnung zu widersprechen. Diesen Widerspruch müssen sie innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung einlegen. Bei offensichtlichen Fehlern sind sie außerdem dazu berechtigt, einen Teil der Zahlung einzubehalten.

Sind die Fehler weniger klar, haben sie das Recht dazu, die Nebenkostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten eingehend zu prüfen. Dazu müssen Sie ihnen Einblick in alle Ihre Belege gewähren. Einen Anspruch auf Kopien haben ihre Mieter:innen allerdings nicht.

Elektronische Belegeinsicht

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Vermieter:innen Abrechnungsbelege gemäß § 556 Abs. 4 Satz 2 BGB digital zur Verfügung stellen. Mieter:innen behalten ihr Recht auf Belegeinsicht zur Prüfung der Nebenkostenabrechnung. Erhält der Vermieter oder die Vermieterin Belege in Papierform, kann er oder sie diese einscannen und den Mieter:innen etwa per E-Mail übermitteln. Fordern Mieter:innen Belege an, sollten Vermieter:innen auf die neue digitale Möglichkeit hinweisen und ggf. die E-Mail-Adresse erfragen. In der Regel ist dieses Verfahren unkompliziert. Sollte der Mieter oder die Mieterin jedoch alters- oder gesundheitsbedingt nicht digital kommunizieren können, bleibt es bei der Einsichtnahme am Geschäftssitz oder dem postalischen Versand von Kopien.

Digitale Kommunikationswege

Die Nutzung digitaler Mittel zur Übermittlung der Nebenkostenabrechnung ist zulässig, sofern der Zugang beim Mieter oder bei der Mieterin nachgewiesen werden kann. Eine einfache E-Mail-Bestätigung kann hierfür ausreichend sein.

Sie sehen: Inhaltliche und formelle Fehler können Sie als Vermieter oder Vermieterin teuer zu stehen kommen. Wenn Sie sich daher unsicher sind und bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung lieber ein wenig Hilfe hätten, sollten sie anwaltlichen Rat einholen.