Reisekostenerstattung: Diese Möglichkeiten gibt es

Einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der Kosten, die Ihnen im Rahmen einer Dienstreise entstanden sind, haben Sie als Arbeitnehmer leider nicht. Sie können diese aber in Ihrer Einkommenssteuererklärung absetzen.

Autor:  Redaktion DAHAG Rechtsservices AG.

Welche Ausgaben zählen zu den Reisekosten?

Egal wie lange – oder wie kurz – eine Dienstreise dauert, ganz ohne Kosten wird sie nie vonstattengehen. Unter Reisekosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten.

In der Regel müssen Sie als Arbeitnehmer diese Kosten erstmal selbst tragen. Nach der Dienstreise haben Sie dann aber die Möglichkeit eine Erstattung der Reisekosten bei Ihrem Arbeitgeber zu beantragen. Dennoch sollten Sie unbedingt vor Reiseantritt klären, ob Ihr Arbeitgeber die für eine Dienstreise entstandenen Kosten überhaupt übernimmt. Einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der Kosten haben Sie als Arbeitnehmer nämlich nicht.

Aus diesem Grund ist es wichtig, mit dem Arbeitgeber abzusprechen, was für Sie gilt und die getroffenen Regelungen dann im Arbeitsvertrag festzuhalten – andernfalls bleiben Sie eventuell auf hohen Kosten sitzen.

 

Wenn der Arbeitgeber die Reisekosten erstattet

Viele Arbeitgeber übernehmen die Kosten, die Ihren Mitarbeitern im Rahmen einer Dienstreise entstehen. Der Begriff Dienstreise ist dabei auch sehr weit gefasst: Es kann sich um einen Kundenbesuch handeln, eine mehrwöchige Reise zu einem Auslandsstandort, eine Fortbildung oder um den Besuch einer wichtigen Messe. Für einige Berufsgruppen sind auch Exkursionen oder Studienfahrten als Dienstreise zu zählen.

Selbst wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen den Flug und das Hotel bereits im Voraus bezahlt, fallen noch weitere Kosten an, die Sie erstmal selbst tragen müssen. Dazu gehören Kosten für Ihre Verpflegung – denn Sie müssen auf der Reise ja etwas essen und trinken – und die sogenannten Reisenebenkosten. Das können Parktickets sein oder Kosten für dienstliche Telefonate.

Wenn in Ihrem Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt ist, dass Sie diese Kosten vom Arbeitgeber erstatten bekommen, müssen Sie nach Ihrer Dienstreise eine Reisekostenabrechnung machen. Darin stellen Sie in einem Formular sämtliche angefallenen Kosten auf, oder aber Sie verwenden die Pauschalen für Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand.

Die Erstattung Ihrer Reisekosten ist für Sie als Arbeitnehmer immer steuerfrei. Aus diesem Grund können Sie die Reisekosten dann aber auch nicht mehr in Ihrer Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten absetzen.

Der Vorteil der Arbeitgebererstattung ist allerdings, dass sie Ihre Ausgaben zu 100 Prozent wieder zurückbekommen.

 

Reisekosten durch die Einkommensteuererklärung zurückholen

Wenn Sie Ihre Reiskosten nicht vom Arbeitgeber erstattet bekommen, gibt es trotzdem eine Möglichkeit, wie Sie sich einen Teil davon wieder zurückholen können. In Ihrer Einkommenssteuererklärung können Sie die durch Dienstreisen entstandenen Kosten als Werbungskosten absetzen. Dadurch verringert sich Ihr zu versteuerndes Einkommen und Sie bekommen in der Regel Geld zurück. Allerdings können Sie beim Finanzamt oft nur Pauschalen ansetzen, den vollen Betrag, den Sie ausgegeben haben, bekommen Sie daher auch nicht zurück.

In unserem Artikel über die Reisekostenabrechnung finden Sie alle Pauschalen und Fallstricke, die Sie dabei beachten müssen.

 

Reisekostenerstattung: Anwaltshotline & Online Rechtsberatung

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