Delegation Poker: Bei uns genehmigt sich jeder seinen Urlaub selbst

Wer entscheidet, ob die Noise-Cancelling-Kopfhörer gekauft werden oder nicht? Dürfen wir uns während der Arbeitszeit weiterbilden? Wer gibt Pressemitteilungen und Ratgeber für die Website vor der Veröffentlichung frei? Solche Fragen sind oft weniger klar geregelt, als man meinen könnte – auch bei uns. Um Klarheit zu finden, haben wir Neues ausprobiert. In diesem Fall: Delegation Poker.

Acht ausgedruckte und laminierte Kärtchen mit niedlichen Kirbys und den Ziffern 1 bis 8 liegen vor jedem von uns. Auf dem Whiteboard steht:

  • „Wer gibt Pressemitteilungen/Websitetexte/Urteilsmeldungen usw. vor der Aussendung frei?“
  • „Wer nimmt Layout- und Grafiksachen ab, bevor sie raus gehen?“
  • „Dürfen wir uns während der Arbeitszeit fortbilden?“

Die Antworten auf diese Fragen werden wir pokern – mit den Comic-Bären-Bildern. Wir, das sind in diesem Fall die Mitarbeiter von „Web & Marketing“. Und wir bekommen Unterstützung von unserem hauseigenen Moderationsteam, das uns durch die Pokerrunden führt. Auch die IT hat auf diese Weise schon gepokert, aber die sind bei uns sowieso oft Vorreiter, wenn es darum geht, neue Dinge auszuprobieren.

Warum machen wir das?

Weil viele Dinge nie ausgesprochen und festgelegt wurden, sondern sich einfach irgendwie so eingebürgert haben. „Das ist historisch gewachsen“, hören wir oft. Besonders wenn mehrere Kollegen ähnliche Aufgaben übernehmen, ist es dann aber doch ganz nützlich, wirklich zu wissen, wer was wie entscheiden darf.

Wie läuft das ab?

Jede Gruppe definiert im Vorfeld, welche Fälle beziehungsweise Fragen gepokert werden sollen. Die werden dann offen und ohne Zeitvorgabe diskutiert: Wie machen wir das bisher? Machen wir das alle gleich? Gibt es eine ungeschriebene Regel, nach der wir vorgehen, oder herrscht allgemeine Unsicherheit?

Die Frage, wer Grafiksachen und Texte freigibt, bevor sie veröffentlicht werden, haben wir zum Beispiel unterschiedlich wahrgenommen: Während Tobi als Abteilungsleiter von „Web & Marketing“ keinen Grund sah, warum er diese Dinge freigeben sollte („Ihr habt von eurem Thema doch viel mehr Ahnung als ich!“), war das Team davon ausgegangen, dass er alles absegnen muss.

Nach der Diskussion wird gepokert – und zwar jede Frage einzeln. Los geht es mit „Wer gibt Pressemitteilungen und Website-Texte frei?“ Verdeckt legt jeder eins der Kirby-Zahlen-Kärtchen vor sich hin.

Diese Karten sind bei uns übrigens selbst gemacht. Wir mögen es niedlich – und die Sache mit den Kirbys ist eine Anspielung auf die Gamer-Vergangenheit fast aller Kollegen aus dem Moderationsteam. Man kann Delegation-Poker-Sets aber auch fix und fertig kaufen.

Die Nummern auf den Karten stehen für Abstufungen zwischen „entscheidet der Verantwortliche allein“ bis zu „entscheidet jeder völlig autonom“. Die Karten, die wir gerade verdeckt abgelegt haben, stehen für eine dieser Stufen und legen in unserem Fall fest, wie wir künftig mit der Freigabe von Texten umgehen möchten:

1 Mitteilen: Der Verantwortliche (bei uns meist der Abteilungsleiter, manchmal auch unsere Art Direktorin) trifft allein die Entscheidung und teilt dem Team nur mit, die wie diese ausgefallen ist.

2 Erklären: Der Verantwortliche trifft allein die Entscheidung, teilt dem Team aber auch mit, warum er so entschieden hat.

3 Befragen: Der Verantwortliche trifft allein die Entscheidung, holt aber vorher die Meinungen der Teammitglieder ein.

4 Abstimmen - Konsens: Eine Entscheidung muss vom Verantwortlichen und allen Teammitgliedern getragen werden.

5 Abstimmen - Konsent: Eine Entscheidung gilt als gefällt, wenn niemand im Team etwas dagegen hat (es muss aber auch nicht jeder ausdrücklich dafür sein).

6 Konsultativer Einzelentscheid: Der Mitarbeiter entscheidet selbst, holt aber vorher den Rat des Verantwortlichen (Abteilungsleiter) ein.

7 Team-Entscheid mit Info: Das Team (oder der einzelne, betroffene Mitarbeiter) entscheidet selbst und informiert den Verantwortlichen nur über die Entscheidung.

8 Delegieren komplett: Das Team beziehungsweise der betroffene Mitarbeiter entscheidet und handelt komplett selbstständig.

Anschließend decken wir die Karten, die jeder ausgewählt hat, auf. Es folgt eine weitere Diskussionsrunde, bis sich irgendwann alle auf eine Delegationsstufe einigen können.

In unserem Beispiel war das: Bei Texten entscheidet das Team eigenverantwortlich, wann ein Text veröffentlicht werden kann, informiert Tobi aber über die Veröffentlichung (das passiert bei uns über einen Eintrag in eine Liste). Das ist dann übrigens Stufe 7 im Delegationspoker.

Bei den Layout-Dingen haben wir uns dagegen auf Stufe 3 geeinigt. Das liegt daran, dass wir alle zwar Ahnung vom Texten haben. Aber kaum jemand außer unserer Art Direktorin ist fit in Sachen Grafik und Design. So ist die Stufe drei naheliegend: Unsere Designerin entscheidet allein, wann eine Gestaltung veröffentlichungsreif ist, berät sich vorher aber mit dem Team.

Was hat es uns gebracht?

Klarheit. Und einen echt spannenden halben Arbeitstag, in dem wir gepokert haben. Wir sind jetzt alle auf demselben Stand: Jeder weiß, was er allein entscheiden darf und wofür er das Go des Chefs braucht – jedenfalls in den Fällen, die wir schon gepokert haben.

Übrigens, die Noise-Cancelling-Kopfhörer, deren Anschaffung die IT gepokert hat, dürfen die Kollegen nur kaufen, wenn der Chef das abnickt. Kleinere Ausgaben entscheiden die Kollegen aber selbstständig. Und was die Weiterbildung angeht: Bis zu zwei Stunden pro Arbeitstag können wir uns jetzt Dingen widmen, die uns und unsere Arbeit weiterbringen – egal, ob es ein Buch, ein Webinar, ein Youtube-Video oder ein Onlinekurs ist. Alles, was mehr als 2 Stunden beansprucht, besprechen wir vorher mit Tobi.

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