80 Mio. potenzielle Mandant*innen: Fernmandate dank Videokonferenz (inkl. Praxis-Tipps)

Zoom-Meetings, Skype-Calls und virtuelle Hangouts: Die vergangenen Monate haben unsere Art der Kommunikation stark geprägt. Der Monitor ist nicht länger eine reine Arbeitsoberfläche, sondern erlaubt es uns mit Familie, Freunden oder auch Kund*innen über größere Distanz hinweg in Kontakt zu bleiben. Auch Anwält*innen sollten sich diese Entwicklung zunutze machen: Immerhin haben Fernmandate und Videokonferenzen den  Mandantenkreis stark anwachsen lassen – potenziell sogar auf rund 80 Millionen.

Von Fernmandaten und Online-Verhandlungen

Zwar ist die Technik per se nicht neu, doch ist die Akzeptanz für digitale Kommunikation während der Corona-Pandemie stark gestiegen. Kinder werden digital unterrichtet, Bewerbungsgespräche finden am Bildschirm statt und unsere Freunde treffen wir zu Online-Spieleabenden. Was spricht da noch dagegen, sich auch digitalen Anwaltsrat zu holen?

Zahlreiche Kanzleien bieten auf Ihren Websites bereits virtuelle Erstberatungen per Video-Call an. Der Vorteil für die Kund*innen liegt auf der Hand: Sie müssen ihr Zuhause nicht verlassen und können den Call bequem auf die Mittagspause legen. Auch die involvierten Anwält*innen sparen sich einiges an Zeit. Doch der eigentliche Vorteil ist noch viel gewichtiger: Sie müssen sich bei der Mandatsakquise nicht mehr nur auf Ihre Region beschränken, sondern können Rechtsratsuchende aus ganz Deutschland ansprechen.

Selbst den letzten Schritt – die Vertretung vor Gericht – können Sie in einigen Fällen bequem aus Ihrem Büro tätigen: Seit Ende 2013 sind gemäß § 128a ZPO Zivilprozesse auch per Videokonferenz möglich. Zahlreiche Gerichte sind bereits mit den nötigen technischen Mitteln ausgestattet, auch wenn diese bisher nur sporadisch genutzt werden. Das Gericht verschickt die Einwahldaten dabei meist per E-Mail: Sie müssen nur noch auf den zugehörigen Link klicken, um live an der Verhandlung teilzunehmen. Relevante Dokumente können direkt per Screen-Sharing (das Teilen des eigenen Bildschirms) besprochen werden. Alternativ können Sie diese auch per beA elektronisch bei Gericht einreichen.

6 Praxis-Tipps für die gelungene Videokonferenz

Wer seine Dienste virtuell anbieten will, sollte sich der Besonderheiten der digitalen Kommunikation bewusst sein. Man denke nur an die vielen viralen Videos, in denen angesehene Businessmänner und –frauen sich vom Schreibtisch erheben, nur um versehentlich ihre geblümte Schlafanzughose zu präsentieren. Wenn Sie diese 6 Praxis-Tipps beachten, treten Sie garantiert in keine virtuellen Fettnäpfchen.

Tipp 1: Testen, Testen, Testen

Wenn Sie sich für eine Videocall-Software entschieden haben, sollten Sie diese zunächst auf Herz und Nieren testen. Überprüfen Sie, ob Bild-, Ton- und Übertragungsqualität gut sind und achten Sie auf eine durchweg stabile Internetverbindung. Um hakelige Videos und unangenehme Standbilder zu vermeiden, sollten Sie im Zweifelsfall auf eine schnellere Übertragungsrate umsteigen. Versuchen Sie auch einmal, das LAN-Kabel einzustöpseln, statt auf eine kabellose Verbindung zu setzen. Haben Sie die Software Ihrer Wahl installiert, sollten Sie schließlich mit Kolleg*innen ausgiebig üben. Auch YouTube-Tutorials bieten sich dafür an, um alle Funktionen zu entdecken.

Tipp 2: Ein professioneller Hintergrund spricht Bände

Bevor Sie Mandant*innen in Ihrer Kanzlei empfangen, sorgen Sie sicherlich für Klarschiff. Dieselbe Regel sollten Sie auch vor Videogesprächen befolgen: Ein ordentlicher und unaufgeregter Hintergrund sorgt dafür, dass Ihr Gegenüber Sie ernst nimmt und als professionell einstuft. Arbeiten Sie aktuell von zu Hause und steht Ihnen dort kein Arbeitszimmer zur Verfügung, sollten Sie sich am besten vor einer einfarbigen Wand positionieren.

Auch die Wirkung von schmeichelhaftem Licht sollten Sie nicht unterschätzen. Expert*innen setzen hier schon lange auf die sogenannte Drei-Punkt-Beleuchtung. Hierbei werden zwei Lichtquellen jeweils seitlich vor Ihnen aufgestellt. Eine einzelne Lichtquelle im Hintergrund sorgt für den nötigen Ausgleich, der eine gewisse Harmonie schafft. Tipp: Im Internet finden Sie zahlreiche Erklärvideos und -artikel hierzu.

Tipp 3: Der Bildschirm spricht Bände

Rechnen Sie bei jedem Videocall damit, dass Sie Ihren Bildschirm mit anderen Teilnehmer*innen teilen müssen. Beispielsweise können Sie so relevante Dokumente besprechen oder wichtige Paragrafen gemeinsam nachschlagen. Bedenken Sie allerdings, dass häufig Ihr gesamter Bildschirm angezeigt wird: Sind Sie also zeitgleich in Netflix eingeloggt oder steht über Ihrem Skypekonto der Nutzername „Moppelchen“, wirkt das wenig professionell. Räumen Sie auf, wählen Sie Ihre Nutzernamen mit Bedacht und schließen Sie unnötige Applikationen.

Tipp 4: Kleider machen Leute

Vermeintlich nach wie vor der häufigste Videocall-Faux-Pas: Über dem Schreibtisch hui, unten pfui. Es kann immer einmal vorkommen, dass Sie während des Calls aufstehen müssen. Entscheiden Sie sich daher für Ihre übliche Kanzleigarderobe und setzen Sie besser nicht auf eine Kombination aus Sakko und Jogginghose. Auch von sehr bunten und kleinteiligen Mustern sollten Sie Abstand nehmen. Diese wirken sehr unruhig auf Ihr Gegenüber und können auch das Bild stören.

Tipp 5: Machen Sie sich alle Software-Funktionen zunutze

Sie erinnern sich noch an Tipp 1? Gut! Dieser stellt die Basis für unseren nächsten Tipp dar: Nachdem Sie sich mit allen Funktionen Ihrer Software auseinandergesetzt haben, sollten Sie diese auch richtig einsetzen. Stellen Sie Ihr Mikrofon beispielsweise stumm, wenn Sie gerade nicht sprechen oder schnell einen Schluck Wasser nehmen möchten. So vermeiden Sie unangenehme Hintergrundgeräusche.

Tipp 6: Die Eigenheiten digitaler Kommunikation

Digitale Kommunikation unterscheidet sich maßgeblich von direkter, persönlicher Kommunikation. Beispielsweise kann es sein, dass einige Teilnehmer*innen den Ton etwas zeitverzögert hören: Sie sollten Ihr Gegenüber daher immer aussprechen lassen und im Zweifelsfall etwas länger abwarten, bevor Sie antworten. Auch hier können die Funktionen der Software wieder helfen: So bieten einige Programme die Möglichkeit, virtuell die Hand zu heben. Ein Moderator kann den Gesprächsfluss so steuern und chaotisches Durcheinanderreden vermeiden.

Denken Sie bei Videokonferenzen aber nicht nur an Ihre Stimme, sondern auch an den Augenkontakt. Starren Sie immer nur auf den Bildschirm, sieht das für Ihr Gegenüber so aus, als hätten Sie den Blick immer leicht gesenkt. Auch wenn es ein wenig Übung erfordert: Versuchen Sie, möglichst oft direkt in die Kamera zu schauen. Auf Ihr Gegenüber wirkt das so, als würden Sie Augenkontakt halten.

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